Новости партнеров

Программы для документооборота в компании

Программы для документооборота в компанииНа сегодняшний день в России имеется огромное количество разнообразных программ, разработанных для ведения документооборота в компаниях. Подобные программы необходимы для хранения большого количества информации, которая требуется для производства коммерческой деятельности. Может показаться, что в выборе программ подобного рода нет ничего сложного – установил первую попавшуюся, и загружай в нее папки с документами. Однако от того, насколько правильно вы выберете программу для документооборота, будет зависеть не только качество работы с документами, но и ваше личное время, затраченное на данную работу.

Программы для документооборота в компании

Любая программа представляет собой не что иное, как электронное хранилище. Оцениваются они все по нескольким параметрам:

Особенности карточек документа. Вся информация в программах хранится на определенных карточках. Она помогает упорядочить и структурировать документ, описать его содержание по заданным параметрам (дата, подразделение, автор, тип документа и т.п.). Именно карточки используются для быстрого поиска нужного документа. В одной карточке может находиться несколько файлов.

Безопасность. Одно из главных требований, предъявляемых к программам документооборота, заключается в конфиденциальности информации, попадающей в систему. Другими словами, программа должна разграничивать доступ пользователей (кому-то можно, а кому-то нельзя работать с той или иной информацией). Например, Документооборот 1С 8.2 позволяет не только ограничить доступ к тем или иным данным для разных лиц, но еще и шифрует всю информацию.

Хранение и отслеживание различных версий документа. Иногда случается необходимость в просмотре всей истории документа, а если кто-то из пользователей внес в нее изменения, то сделать это, по идее, невозможно. Только не с электронными программами для документооборота. Здесь хранится вся информация о том, когда документ был внесен, когда изменен, кто является автором изменения, а также все версии одного и того же документа.

Поиск документов. Учитывая, что количество документов, хранящихся в электронной системе, велико, программа должна обладать удобным и быстрым поиском по заданным параметрам. Это помогает значительным образом сэкономить время при работе с программой.

Автоматическая рассылка уведомлений. В случае если кто-то внес изменения в документ, который вам нужен по работе, программа вышлет вам на электронную почту автоматическое уведомление об этом.

Маршруты движения документов. Как правило, все документы проходят через такие этапы, как создание, изменение, утверждение и т.д. Причем на каждом этапе с одним и тем же документом могут работать различные пользователи. Благодаря функции маршрутизатора можно в любой момент посмотреть, на каком этапе находиться документ, кто над ним работает, какие задания выполнены в срок, а какие просрочены и иную информацию.

Сканирование и распознавание. Данная функция необходима для организаций, работающих с большим объемом документов. Она увеличивает скорость загрузки документов в программу и значительно экономит время сотрудников компании.

Автор: Олег Писарев
8.03.2013 (13:23)
Зеленые технологии

Лента новостей

Все права защищены © 2005-2018

"Supreme2.Ru" - новости для гиков

Контакты  | Policy  | Map Index

Использование любых материалов, размещенных на сайте, разрешается при условии ссылки на Supreme2.Ru. Для интернет-изданий - обязательна прямая открытая для поисковых систем гиперссылка. Ссылка должна быть размещена в независимости от полного либо частичного использования материалов. Материалы в рубрике "Новости партнеров" публикуются на правах рекламы.