Курсы бухгалтеров – обучение работе с электронным архивом

Современный бухгалтер не только решает традиционные задачи по организации и ведению учета компании, но и постоянно сталкивается с новыми технологиями, крайне необходимыми ему в работе. Конечно, их приходится осваивать, чтобы полноценно применять в профессиональной деятельности. Самый доступный вариант – самостоятельно изучать новое, самый эффективный – посещать бухгалтерские курсы по мере необходимости. В данной статье речь пойдет об электронных архивах и обучению работе с ними.

Подробный анализ проектов организаций крупных форм в последние годы показал, что минимум четверть всех внедрений приходится именно на автоматизацию системы хранения документов и управление их жизненным циклом. Оцифровке подлежат абсолютно все источники информации, и тенденция обещает в последующие годы только сохраняться. Как результат - компании массово переводят первичную бухгалтерскую документацию в электронный архив.

Электронным архивом бухгалтерской документации называют систему хранения, которая обеспечивает ввод, архивацию и упорядоченное хранение оцифрованных образов первичных бухгалтерских документов. Дополнительно обеспечивается и интеграция с действующей учетной системой. Обратите внимание, что электронный архив для управления полным жизненным циклом документов не предназначается. В электронном архиве только хранятся сканобразы полностью оформленных согласно всем правилам первичных документов, не подлежащих дальнейшему изменению.

Как работает данная форма документооборота? Бумажный документ приносится в бухгалтерию ответственным исполнителем или другим представителем бизнес-подразделения. Временной разрыв между непосредственной готовностью документа и его попаданием на стол к бухгалтеру может при этом составлять до нескольких дней - производственники с удаленных площадок и складов традиционно не спешат в бухгалтерию. Бухгалтер же на основании первичного документа в учете отражает соответствующую хозяйственную операцию, а документ подшивает в папку. С внедрением системы электронного архива процесс выглядит следующим образом. Теперь бухгалтеру на стол попадают электронные образы бумажных документов – а именно это происходит в его программном интерфейсе с соответствующим статусом к исполнению. А на основании этого электронного образа проводится отражение в учетной системе хозяйственной операции. В учетной системе дополнительно еще можно привязать системный документ к сканобразу документа-основания.

Преимущества внедрения данной системы очевидны – бухгалтер в ходе работы с электронным архивом может сосредоточиться только на важных операциях без потерь времени и сил. Вся информация всегда под рукой и находится в кратчайшие сроки. Минусы – работе с данным форматом организации документооборота придется научиться (впрочем, почти все курсы бухгалтеров предлагают эффективные краткосрочные программы, так что можно смело записываться на них).

Обратите внимание - интеграция электронного архива с системой учета значительно упрощает подготовку документов к налоговым проверкам.

31.03	37-й IT talk »
17.11	MBLTdev #2 »
16.11	GeekWeek-2015 »